L'évolution d'un document avec la modification du fichier associé comporte trois étapes:

Extraction / Modification / Rangement.

Il est important de comprendre le rôle de chaque étape :

Extraction du document appropriation du document en vue de le modifier.

Modification du document modification de la nouvelle version du document  (formulaire et fichier associé) par son « extracteur ».

Rangement du document mise à disposition de la nouvelle version pour les autres utilisateurs. L'existence de l'indice assure la traçabilité des modifications sur le système.

La gestion de l'indice est partiellement automatique en fonction de l'état / statut du document.

Par exemple, un document qui est à l'état « validé » va automatiquement passer à l'indice supérieur, suite à son extraction.

En revanche, un document à l'état « non validé » peut rester au même indice.

Lorsqu’un document joint est extrait pour modification, il est verrouillé en écriture pour les autres participants jusqu’à son prochain rangement.