Vous pouvez extraire, pour modification, des documents du référentiel. Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour certains types de documents définis dans la base de données.

Lorsqu’un document est extrait, il est verrouillé et ne peut être utilisé par aucun autre utilisateur. Son indice de révision est incrémenté à des fins de sauvegarde du document d’origine. Des traces de la modification sont également générées. Les différentes révisions figureront dans l’historique du document.

L’évolution d’un document, avec la modification du fichier associé, comporte trois étapes : extraction, modification et rangement. 

Il est important de comprendre le rôle de chaque étape :

MONTEE DE VERSION  S’approprier le document en vue de le modifier.

MODIFICATION Modification de la nouvelle version du document (formulaire et fichier associé) par son « extracteur »

RANGEMENT Mise de la nouvelle version à la disposition des autres utilisateurs.

L’existence de l’indice assure la traçabilité des modifications sur le système. La gestion de l’indice est partiellement automatique en fonction de l’état/statut du document. Par exemple, un document qui est à l’état « validé » va automatiquement passer à l’indice supérieur, suite à son extraction. Par contre, un document à l’état « non validé » peut rester au même indice.